Instructivo de radicación de facturas

INTRODUCCIÓN:

En el presente instructivo se explica de manera detallada la forma en la que los proveedores deben realizar la radicación de las facturas por medio de la página WEB o correo electrónico.

OBJETIVO:

Documentar y generar un instructivo para todos los Proveedores que contenga los parámetros generales usados en la radicación de sus facturas de forma efectiva en la plataforma de CONTROL DOMOTICO o a través del correo electrónico, evitando devoluciones y pérdidas de tiempo, lo anterior como una solución integral hacia el Proveedor que garantice seguridad en el recibo de la información a la vez que CONTROL DOMOTICO cumple con la directriz impuesta por la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional.

BENEFICIOS:

  • Dar los parámetros al proveedor para que realice la radicación de la factura en forma correcta.
  • Disminución de reclamaciones de los proveedores en el proceso de radicación electrónica de facturas
  • Disponibilidad de la información propia en sistemas de CONTROL DOMOTICO

ALCANCE:

Dar a conocer a los proveedores la forma adecuada de radicación de las facturas por medio de la página WEB de CONTROL DOMOTICO o a través del correo. Este instructivo abarca desde el momento en que el Proveedor ingresa al portal o al correo facturación@controldomotico.com   hasta el momento en que queda la causación exitosa de la obligación para el pago.

NORMAS APLICABLES Y DEFINICIONES

Este instructivo se genera en cumplimiento de los lineamientos impartidos por la Dian en su Decreto No. 2242, resolución 0019 y 055 del 2016 de Facturación Electrónica, con el fin de optimizar al interior de la Entidades dicho proceso.

 

 

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA RADICAR FACTURAS

A continuación se relacionan los documentos que requerimos para iniciar el proceso de contratación, una vez haga llegar esta documentación se procede con la elaboración de la orden de servicio para su revisión y firma, así como activación del usuario para el portal de proveedores.

  1. Contrato firmado
  2. RUT actualizado
  3. Certificado de afiliación a ARL,EPS y AFP.
  4. Cédula digital del representante legal (ambas caras) en caso de ser extranjero enviar visa de trabajo y pasaporte
  5. Certificación bancaria no mayor a 30 días.
  6. Formato de proveedores completamente diligenciado.

REQUERIMIENTOS

A continuación se relacionan unos puntos importantes a tener en cuenta para evitar confusiones y contratiempos.

  1. Se elabora una orden de servicio por cada proyecto al que preste su servicio, si no cuenta con este documento no se recibirá la factura y/o cuenta de cobro.
  2. La factura y/o cuenta de cobro debe ser enviada junto con el acta de aceptación del servicio debidamente firmada por los responsables del proyecto, aprobados por el gerente de proyecto y en formato PDF.
  3. Es responsabilidad del contratista tener al día los documentos de trabajo y el pago de la seguridad social, el pago de la planilla de aportes debe venir adjunto a la factura y/o cuenta de cobro.
  4. En caso de no emitir facturación electrónica debe declarar en la cuenta de cobro que no está obligado a expedir facturación electrónica por el tope de ingresos obtenidos en los periodos de 2019 y 2020.
  5. La factura y/o cuenta de cobro junto con sus soportes debe ser enviada antes del día 23 de cada mes al correo facturación@controldomotico.com.

El pago se realiza máximo a los 15 días hábiles siguientes de la aceptación de la factura y/o cuenta de cobro por parte del área financiera.

RADICACION DE FACTURAS POR CORREO ELECTRONICO

  1. A partir del día 1 de octubre de 2020 y de acuerdo con la Resolución 042 del mismo año, emitida por la DIAN, se puso a su disposición la opción para radicación de facturas mediante el correo electrónico facturación@controldomotico.com dirección exclusiva para este procedimiento.
  2. La recepción de facturas mantiene las características que usted ya conoce y de acuerdo con las cuales las mismas pueden ser radicadas desde el 1er. día hábil y hasta el 23 o día hábil anterior de cada mes y en el horario de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
  3. En el caso de remitir su factura mediante el correo electrónico facturación@controldomotico.com el mismo deberá incluir en un único archivo .ZIP la siguiente información:
    1. Acta de aceptación del proyecto o servicio, firmada por el responsable del proyecto de CONTROL DOMOTICO y la empresa contratante
    2. Soporte de pago de parafiscales
    3. La factura del proveedor debe indicar el número del contrato o de orden de servicio emitido por CONTROL DOMOTICO SAS.

CAUSALES DE RECHAZO DE FACTURAS RADICADAS:

  1. Que La factura no incluya el número de contrato u orden de servicio
  2. Que la condición de pago no coincida con lo estipulado en el contrato u orden de servicio de pago.
  3. Que la factura sea entregada a un funcionario, correo o dependencia distinta a la indicada en este procedimiento.
  4. Que el archivo de formato de factura venga en un formato diferente al establecido en este procedimiento.
  5. Que el proveedor no adjunte los anexos requeridos y establecidos en la política de pagos de CONTROL DOMOTICO SAS o que estos anexos presenten inconsistencias.
  6. Que la radicación de la factura se realice de manera extemporánea a la fecha de cierre de radicación establecida.